Cos'è il Metodo Kanban?

Non importa se vuoi solo organizzare meglio il tuo tempo o gestire una grande azienda, il metodo Kanban può aiutarti a essere efficiente e utilizzare il tuo tempo e le tue risorse nel modo migliore possibile.

Abbiamo tra le mani uno strumento che può aiutarci non solo a gestire meglio i nostri compiti, ma che fornirà anche chiarezza su cosa fare e valuterà quanto bene lo facciamo.

Tutti possiamo beneficiare di questo strumento organizzativo. Ma, come è nato il Kanban? Quali sono i suoi principi? Come funziona? E perché dovresti applicare questo metodo? Questo articolo risponderà a queste domande.

Qual è l’origine del Metodo Kanban?

Ha avuto la sua origine alla fine degli anni ’40, in quel periodo la Toyota stava attraversando una crisi finanziaria ed era sull’orlo della bancarotta, quando l’azienda implementò un sistema di produzione che aveva come obiettivo produrre in base alla domanda del cliente e identificare possibili carenze di materiale all’interno della linea di produzione.

Taiichi Ohno è considerato il padre del Sistema Kanban. È stato creato come un semplice sistema di pianificazione, il cui obiettivo era controllare e gestire il lavoro e lo stock in tutte le fasi della produzione in modo ottimizzato.

Uno dei principali motivi per lo sviluppo del Kanban fu la produttività e l’efficienza inadeguate della Toyota in confronto alle aziende concorrenti americane. Con Kanban, la Toyota raggiunse un sistema di controllo della produzione più flessibile ed efficiente che aumentò la produttività riducendo allo stesso tempo lo stock di materie prime, materiali semilavorati e prodotti finiti ad alto costo.

In seguito l’ingegnere della Microsoft David J. Anderson si rese conto che il metodo Kanban sviluppato dalla Toyota poteva diventare un processo applicabile a qualsiasi tipo di azienda che ha bisogno di organizzazione. Il suo primo libro sul Kanban – “Kanban: Mudança Evolucionária com Sucesso para o Seu negócio de tecnologia”, pubblicato nel 2010, è la definizione più completa del Metodo Kanban per il lavoro della conoscenza.

Quali sono i principi del Kanban?

Vedi sotto alcuni dei principi del Metodo Kanban:

Comincia con quello che fai ora

Il Kanban deve essere applicato direttamente al flusso di lavoro attuale. Qualsiasi cambiamento necessario può avvenire gradualmente nel corso di un periodo di tempo a un ritmo con il quale il team si senta a suo agio, senza interrompere ciò che viene già fatto con successo. Nel corso del tempo il metodo metterà in evidenza i problemi che devono essere trattati e aiuterà a valutare e pianificare i cambiamenti.

Il metodo ti permetterà di introdurlo in modo incrementale in tutti i tipi di organizzazioni senza paura di un eccessivo impegno o di uno shock di abitudini, dato che non c’è necessità di fare cambiamenti radicali fin dall’inizio.

Concordare nel cercare un cambiamento incrementale ed evolutivo

Il Kanban incoraggerà piccoli cambiamenti aggiuntivi e continue evoluzioni nel processo attuale. Il motivo è che i cambiamenti radicali alla fine scoraggiano il team perché possono portare a resistenza a causa della paura del cambiamento.

Rispettare il processo, le funzioni e le responsabilità attuali

L’implementazione del Kanban non richiede un cambiamento nelle funzioni e nelle responsabilità del team. Non richiede nemmeno un cambiamento immediato nel processo. Sarà il team a decidere quali funzioni farebbero bene nel loro processo e quando un cambiamento nel loro processo deve essere fatto.

Questo permette ai team di controllare facilmente le alterazioni, poiché sono più gestibili e meno intimidatorie. Come già citato, il Kanban è stato progettato per promuovere e incoraggiare cambiamenti incrementali e logici senza generare la paura del cambiamento.

Incoraggiare Atti di Leadership a Tutti i Livelli

Il Kanban incoraggerà ogni membro del team a esporre idee e guidare iniziative per il miglioramento dei processi, oltre a migliorare le loro forme di lavoro e i loro prodotti e servizi.

Questo ci fa ricordare che la leadership viene da piccole iniziative che prendiamo nel nostro quotidiano. È un dovere di tutti promuovere un miglioramento continuo del team e dei processi per raggiungere le prestazioni ideali, sia nella tua azienda, nel tuo dipartimento o nella tua vita personale.

Come funziona il Metodo Kanban?

Il metodo Kanban usa carte su una lavagna di processo che può essere fisica o digitale, il numero di carte in ogni fase è uguale alla capacità adeguata per il progetto, la routine o il processo. Ogni carta rappresenta un singolo pezzo di lavoro che ha un inizio e uno stato finale. L’obiettivo principale di rappresentare il lavoro come una carta nella lavagna Kanban è permettere ai membri del team di seguire l’avanzamento del lavoro attraverso il loro flusso di lavoro in modo facile.

Una lavagna Kanban di base ha un flusso di lavoro di tre fasi: Da Fare, In Corso e Completato. Tuttavia, a seconda delle dimensioni, della struttura e degli obiettivi di un team, il flusso di lavoro può essere modificato per soddisfare le necessità di qualsiasi team specifico.

Queste carte e dove sono localizzate nella lavagna funzionano come un meccanismo di segnalazione, che indicherà quando iniziare una nuova attività. Il team può iniziare a lavorare su un nuovo elemento solo quando uno slot per esso è disponibile nella lavagna.

Perché dovresti usare il Kanban?

Possiamo vedere da noi stessi come una routine personale e un ambiente di lavoro chiaro e organizzato aiuta nel progresso del nostro lavoro e nella sua efficienza. Il metodo è facile da implementare e non richiede cambiamenti radicali nei processi.

Uno dei maggiori benefici della metodologia Kanban è la capacità di migliorare continuamente il lavoro. Può essere usato in qualsiasi ambiente di lavoro ed è eccellente in situazioni in cui il lavoro arriva in modo imprevedibile o quando si desidera implementare il lavoro non appena è pronto, invece di aspettare altri elementi di lavoro.