Apa itu Metode Kanban?

Tidak masalah jika Anda hanya ingin mengatur waktu dengan lebih baik atau mengelola perusahaan besar, metode Kanban dapat membantu Anda menjadi efisien dan menggunakan waktu serta sumber daya Anda dengan cara terbaik.

Kami memiliki di tangan kami sebuah alat yang dapat membantu kami tidak hanya mengelola tugas dengan lebih baik, tetapi juga akan memberikan kejelasan tentang apa yang harus dilakukan dan akan menilai seberapa baik kita melakukannya.

Kita semua bisa mendapat manfaat dari alat organisasi ini. Tapi, bagaimana Kanban muncul? Apa prinsip-prinsipnya? Bagaimana cara kerjanya? Dan mengapa Anda harus menerapkan metode ini? Artikel ini akan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut.

Asal Usul Metode Kanban?

Asalnya pada akhir tahun 1940-an, pada periode itu Toyota sedang mengalami krisis keuangan dan berada di ambang kebangkrutan, ketika perusahaan menerapkan sistem produksi yang bertujuan untuk memproduksi sesuai permintaan pelanggan dan mengidentifikasi kemungkinan kekurangan material di dalam lini produksi.

Taiichi Ohno dianggap sebagai bapak Sistem Kanban. Dibuat sebagai sistem perencanaan sederhana, tujuannya adalah untuk mengontrol dan mengelola pekerjaan dan inventaris di semua tahap produksi secara optimal.

Salah satu alasan utama pengembangan Kanban adalah produktivitas dan efisiensi Toyota yang tidak memadai dibandingkan dengan perusahaan saingan Amerika. Dengan Kanban, Toyota mencapai sistem kontrol produksi yang lebih fleksibel dan efisien yang meningkatkan produktivitas sementara mengurangi inventaris bahan baku intensif biaya, bahan setengah jadi, dan produk jadi.

Kemudian insinyur Microsoft David J. Anderson menyadari bahwa metode Kanban yang dikembangkan oleh Toyota dapat menjadi proses yang dapat diterapkan pada jenis perusahaan apa pun yang membutuhkan organisasi. Buku pertamanya tentang Kanban – “Kanban: Mudança Evolucionária com Sucesso para o Seu negócio de teknologi”, diterbitkan pada tahun 2010, adalah definisi paling komprehensif dari Metode Kanban untuk pekerjaan pengetahuan.

Apa Prinsip-prinsip Kanban?

Lihat di bawah ini beberapa prinsip Metode Kanban:

Mulai dengan apa yang Anda lakukan sekarang

Kanban harus diterapkan langsung ke alur kerja saat ini. Perubahan apa pun yang diperlukan dapat terjadi secara bertahap selama periode waktu tertentu dengan kecepatan yang membuat tim merasa nyaman, tanpa mengganggu apa yang sudah berhasil dilakukan. Seiring waktu, metode ini akan menyoroti masalah yang perlu ditangani dan membantu mengevaluasi serta merencanakan perubahan.

Metode ini akan memungkinkan Anda untuk memperkenalkannya secara bertahap di semua jenis organisasi tanpa takut komitmen berlebihan atau kejutan kebiasaan, karena tidak perlu melakukan perubahan radikal sejak awal.

Bersepakat untuk mencari perubahan bertahap dan evolutif

Kanban akan mendorong perubahan tambahan kecil dan perbaikan terus-menerus yang evolutif pada proses saat ini. Alasannya adalah perubahan radikal akhirnya akan membuat tim kehilangan semangat karena dapat menimbulkan perlawanan karena takut akan perubahan.

Hormati proses, fungsi, dan tanggung jawab saat ini

Penerapan Kanban tidak memerlukan perubahan pada fungsi dan tanggung jawab tim. Juga tidak memerlukan perubahan segera pada proses. Tim yang akan memutuskan fungsi mana yang akan berjalan baik dalam proses mereka dan kapan perubahan pada proses mereka harus dilakukan.

Ini memungkinkan tim untuk mengontrol perubahan dengan mudah, karena lebih mudah dikelola dan kurang mengintimidasi. Seperti yang telah disebutkan, Kanban dirancang untuk mempromosikan dan mendorong perubahan bertahap dan logis tanpa menimbulkan rasa takut akan perubahan.

Mendorong Tindakan Kepemimpinan di Semua Tingkatan

Kanban akan mendorong setiap anggota tim untuk mengemukakan ide dan memimpin inisiatif untuk perbaikan proses, selain meningkatkan cara kerja mereka serta produk dan layanan mereka.

Ini mengingatkan kita bahwa kepemimpinan berasal dari inisiatif kecil yang kita ambil sepanjang kehidupan sehari-hari. Adalah kewajiban semua orang untuk mempromosikan perbaikan terus-menerus tim dan proses untuk mencapai kinerja ideal baik di perusahaan, departemen, atau dalam kehidupan pribadi Anda.

Bagaimana Cara Kerja Metode Kanban?

Metode Kanban menggunakan kartu pada papan proses yang bisa fisik atau digital, jumlah kartu di setiap tahap sama dengan kapasitas yang sesuai untuk proyek, rutinitas, atau proses. Setiap kartu mewakili satu potong pekerjaan yang memiliki awal dan keadaan akhir. Tujuan utama mewakili pekerjaan sebagai kartu di papan Kanban adalah untuk memungkinkan anggota tim melacak kemajuan pekerjaan melalui alur kerja mereka dengan cara yang mudah.

Papan Kanban dasar memiliki alur kerja tiga tahap: Akan Dilakukan, Sedang Dikerjakan, dan Selesai. Namun, tergantung pada ukuran, struktur, dan tujuan tim, alur kerja dapat dimodifikasi untuk memenuhi kebutuhan tim tertentu.

Kartu-kartu ini dan di mana mereka berada di papan berfungsi sebagai mekanisme penandaan, yang akan menunjukkan kapan harus memulai aktivitas baru. Tim hanya dapat mulai mengerjakan item baru, setelah slot untuknya tersedia di papan.

Mengapa Anda Harus Menggunakan Kanban?

Kita dapat melihat sendiri bagaimana rutinitas pribadi dan lingkungan kerja yang jelas dan teratur membantu dalam kemajuan pekerjaan dan efisiensinya. Metode ini mudah diterapkan dan tidak memerlukan perubahan radikal pada proses.

Salah satu manfaat terbesar metodologi Kanban adalah kemampuan perbaikan terus-menerus pekerjaan. Ini dapat digunakan di lingkungan kerja mana pun dan sangat bagus dalam situasi di mana pekerjaan datang dengan cara yang tidak terduga atau ketika Anda ingin menerapkan pekerjaan segera setelah siap, daripada menunggu item pekerjaan lainnya.