¿Qué es el Método Kanban?

No importa si solo quieres organizar mejor tu tiempo o gestionar una gran empresa, el método Kanban puede ayudarte a ser eficiente y usar tu tiempo y tus recursos de la mejor manera posible.

Tenemos en nuestras manos una herramienta que puede ayudarnos no solo a gestionar mejor nuestras tareas, sino que también proporcionará claridad sobre qué hacer y evaluará qué tan bien lo hacemos.

Todos podemos beneficiarnos de esta herramienta organizacional. Pero, ¿cómo surgió el Kanban? ¿Cuáles son sus principios? ¿Cómo funciona? ¿Y por qué deberías aplicar este método? Este artículo responderá a esas preguntas.

¿Cuál es el origen del Método Kanban?

Tuvo su origen a finales de los años 1940, en ese período Toyota estaba pasando por una crisis financiera y estaba al borde de la quiebra, cuando la empresa implementó un sistema de producción que tenía como objetivo producir de acuerdo con la demanda del cliente e identificar posibles faltas de material dentro de la línea de producción.

Taiichi Ohno es considerado el padre del Sistema Kanban. Fue creado como un sistema de planificación simple, cuyo objetivo era controlar y gestionar el trabajo y el inventario en todas las fases de la producción de forma optimizada.

Uno de los principales motivos para el desarrollo del Kanban fue la productividad e ineficiencia de Toyota en comparación con empresas rivales estadounidenses. Con Kanban, la Toyota alcanzó un sistema de control de producción más flexible y eficiente que aumentó la productividad mientras reducía el inventario de costos intensivos de materias primas, materiales semiacabados y productos terminados.

Más tarde el ingeniero de Microsoft David J. Anderson percibió que el método Kanban desarrollado por Toyota podría convertirse en un proceso aplicable a cualquier tipo de empresa que necesita organización. Su primer libro sobre Kanban – “Kanban: Mudança Evolucionária com Sucesso para o Seu negócio de tecnologia”, publicado en 2010, es la definición más abarcativa del Método Kanban para el trabajo del conocimiento.

¿Cuáles son los principios del Kanban?

Vea a continuación algunos de los principios del Método Kanban:

Comienza con lo que haces ahora

Kanban debe aplicarse directamente al flujo de trabajo actual. Cualquier cambio necesario puede ocurrir gradualmente a lo largo de un período de tiempo a un ritmo con el cual el equipo se sienta cómodo, sin interrumpir lo que ya se está haciendo con éxito. A lo largo del tiempo el método destacará los problemas que necesitan ser tratados y ayudará a evaluar y planificar los cambios.

El método le permitirá introducirlo de forma incremental en todos los tipos de organizaciones sin miedo a un compromiso excesivo o un choque de hábitos, ya que no hay necesidad de hacer cambios radicales desde el inicio.

Acordar buscar un cambio incremental y evolutivo

Kanban va a encorajar pequeños cambios adicionales y evolutivos continuos en el proceso actual. La razón de esto es que los cambios radicales terminan desanimando al equipo porque pueden llevar a una resistencia por cuenta del miedo al cambio.

Respete el proceso, funciones y responsabilidades actuales

La implementación de Kanban no requiere un cambio en las funciones y responsabilidades del equipo. Tampoco requiere un cambio inmediato en el proceso. Será el equipo que decida qué funciones harían bien en su proceso y cuándo un cambio en su proceso debe ser hecho.

Esto permite que los equipos controlen fácilmente las alteraciones, ya que son más manejables y menos intimidantes. Como ya se citó, Kanban fue diseñado para promover y encorajar cambios incrementales y lógicos sin generar el miedo al cambio.

Incentivar Actos de Liderazgo en Todos los Niveles

Kanban va a incentivar a cada miembro del equipo a exponer ideas e iniciar iniciativas para la mejora de los procesos, además de mejorar sus formas de trabajo y sus productos y servicios.

Esto nos hace recordar que el liderazgo viene de pequeñas iniciativas que tomamos a lo largo de nuestro cotidiano. Es un deber de todos promover una mejora continua del equipo y de los procesos para alcanzar el desempeño ideal sea en su empresa, departamento o en su vida personal.

¿Cómo funciona el Método Kanban?

El método Kanban usa cartões en un tablero de proceso que puede ser físico o digital, el número de cartones en cada etapa es igual a la capacidad adecuada para el proyecto, rutina o proceso. Cada cartón representa una única pieza de trabajo que tiene un inicio y un estado final. El principal objetivo de representar el trabajo como un cartón en el tablero Kanban es permitir que los miembros del equipo sigan el progreso del trabajo a través de su flujo de trabajo de una manera fácil.

Un tablero Kanban básico tiene un flujo de trabajo de tres etapas: A Hacer, En Progreso y Completado. Sin embargo, dependiendo del tamaño, estructura y objetivos de un equipo, el flujo de trabajo puede ser modificado para atender las necesidades de cualquier equipo específico.

Esas cartas y dónde están ubicadas en el tablero funcionan como un mecanismo de señalización, que van a indicar cuándo empezar una nueva actividad. El equipo solo puede empezar a trabajar en un nuevo ítem, una vez que un espacio para él esté disponible en el tablero.

¿Por qué deberías usar el Kanban?

Podemos ver por nosotros mismos cómo una rutina personal y un ambiente de trabajo claro, organizado auxilia en el progreso de nuestro trabajo y en la eficiencia del mismo. El método es fácil de ser implementado y no requiere cambios radicales en los procesos.

Uno de los mayores beneficios de la metodología Kanban es la capacidad de mejora continua del trabajo. Puede ser usado en cualquier ambiente de trabajo y es excelente en situaciones donde el trabajo llega de una forma impredecible o cuando deseas implantar el trabajo tan pronto como esté listo, en lugar de esperar por otros ítems de trabajo.